Klachtenregeling
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijke personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht conform deze klachtenregeling;
– kantoor: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Hampsink Advocatuur B.V. (hierna: ‘Hampsink Advocatuur’).
Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Hampsink Advocatuur en de cliënt.
2. Mr. R.J.M. Hampsink draagt zorg voor de afhandeling van een eventuele klacht conform de klachtenregeling.
Artikel 3 doelstellingen
Deze klachtenregeling heeft tot doel:
– het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
– het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
– verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt via de website van Hampsink Advocatuur (www.hampsinkadvocatuur.nl/klachtenregeling/). Voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht wordt erop gewezen dat het kantoor een klachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. In de algemene voorwaarden van Hampsink Advocatuur (www.hampsinkadvocatuur.nl/algemene-voorwaarden/) is opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en in de opdrachtbevestiging wordt dit kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze klachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur of de Geschillencommissie Advocatuur Zakelijk of aan de bevoegde rechtbank.
Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. R.J.M. Hampsink, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd, tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen, al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht zal worden gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd, nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd, houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht en het onderwerp van de klacht.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
Hampsink Advocatuur, juni 2022